efektywne zarządzanie czasem full, ebooki
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
4
E
FEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM
Ostro1nie planuj spotkania ..........................................................40
Porz8dek na biurku .........................................................................41
Systematyczno .............................................................................42
Korzystaj z serwisów.......................................................................42
Internet............................................................................................. 43
Zaznacz, co najwa1niejsze .............................................................44
Stawiaj na jako .............................................................................44
Działaj albo inwestuj czas.............................................................. 45
Dobra sekretarka............................................................................. 46
Przechowalnia dokumentów.........................................................48
Checklisty ........................................................................................ 50
Od technik do efektów ...................................................................51
Zrób sobie przerw ......................................................................... 52
4. Nie marnuj czasu 55
Główny winowajca.......................................................................... 56
Kto jeszcze ci przeszkadza?.......................................................... 59
Zbdne rozmowy telefoniczne ..................................................... 62
Nie czekaj bezu1ytecznie na poł8czenie...................................... 64
Klarowny system przekazywania wiadomoci ........................... 65
E-maile.............................................................................................. 66
W podró1y ....................................................................................... 67
5. Priorytety 71
Zasada Pareto ...................................................................................71
Stawiaj drobiazgi na pierwszym miejscu..................................... 73
Planuj od ko'ca ..............................................................................74
Terminy............................................................................................ 75
Sposoby wykonywania zada' ....................................................... 76
Unikaj robienia rzeczy niepotrzebnych......................................78
Uwaga — niebezpiecze'stwo!.......................................................79
Wierz w swoje priorytety................................................................80
6. Kontrola iloci papierów 83
Zmniejsz ilo papierów................................................................84
B8dF zwizły .................................................................................... 85
Krótkie memoranda....................................................................... 86
Zminimalizuj obieg dokumentów...............................................87
S
PIS TRECI
5
Nie tra czasu na archiwizacj ......................................................88
Utrzymuj porz8dek w papierach...................................................91
Ostro1nie korzystaj z komputera..................................................91
Nie powielaj niepotrzebnie informacji ....................................... 93
Nie produkuj zbdnych informacji............................................. 93
Nie pisz bez potrzeby..................................................................... 95
Pisz szybciej ..................................................................................... 96
KNP — najlepszy pomocnik w oszczdzaniu czasu ................. 96
7. Praca z lud/mi 99
Rozmowy towarzyskie ................................................................. 100
Kontakty nieformalne ..................................................................101
Lunch w interesach....................................................................... 102
Inne spotkania ...............................................................................103
Unikaj konfliktów........................................................................ 104
Odpowiedni ludzie........................................................................106
Jasne instrukcje ..............................................................................106
Nie rób wszystkiego sam.............................................................. 107
Wymieniaj si z innymi................................................................113
Wspomagaj rozwój swoich podwładnych..................................114
Szczególne pytanie.........................................................................115
Nie stój nad nimi...........................................................................117
Motywuj pracowników.................................................................118
Pomó1 podwładnym w zarz8dzaniu czasem .............................118
Ustal niepodwa1alne reguły.........................................................119
Spotkania — szansa czy zagro1enie?...........................................121
8. Słowo ko2cowe
127
Dobra organizacja pracy
Rozpacz to cena, jak płacimy za postawienie sobie nieosigalnego celu.
Graham Greene
Organizacja pracy i zarzdzanie czasem maj z sob wiele wspól-
nego. Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego
wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podst"pnie. Ka$da
czynno%& zabiera odrobin" wi"cej czasu ni$ powinna, a $e dzieje si"
tak dzie( za dniem, nieuchronnie obni$a si" twoja efektywno%&.
Nawet drobne bł"dy w organizacji pracy mog mie& istotny wpływ
na zmniejszenie efektywno%ci, poniewa$ powtarzaj si" przy wielu
czynno%ciach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji
pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo +le zorganizowana osoba:
nie mo$e znale+& potrzebnych informacji czy dokumentów,
ma zam"t w kalendarzu,
przeskakuje od zadania do zadania, próbujc zd$y&
z nakładajcymi si" terminami,
jest +le przygotowana i spó+nia si" na spotkania,
cigle przybywa jej papierkowej roboty,
nie ma jasnych priorytetów,
pracuje w bałaganie,
ma problemy w komunikowaniu si" z innymi i +le prowadzi
dokumentacj".
W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie do-
trzymuje terminów, a efekty jej pracy s niewystarczajce, cho& na
pozór wło$yła w ich osigni"cie odpowiedni ilo%& czasu i wysiłku.
Co gorsza, taka kiepska wydajno%& jest doskonale widoczna i wpływa
na prac" innych. Osoby bezpo%rednio współpracujce z kim% +le
zorganizowanym same wpadaj w tarapaty, a winowajc" uwa$aj
36
E
FEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM
za niesolidnego. Zła organizacja wpływa wi"c nie tylko na bie$c
prac", ale równie$ na szanse rozwoju kariery.
Mam nadziej", $e powy$szy opis nie dotyczy ciebie (beznadziej-
nie +le zorganizowana osoba z cał pewno%ci nie si"gn"łaby po
niniejszy poradnik). Jednak wi"kszo%& ludzi dostrzega u siebie pew-
ne elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazi&, $e nawet
tylko cz"%& powy$szych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ
na nasz prac". Zwykle nie trzeba zreszt uruchamia& wyobra+ni,
twoja pami"& na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady.
Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak
jednak dobrze zorganizowa& prac", i to na stałe? Podstaw jest plan.
Zajmiemy si" wi"c, podobnie jak w poprzednim rozdziale, tworze-
niem planu, a tak$e jego realizacj. Nast"pnie omówimy szereg roz-
maitych czynników pozytywnie wpływajcych na organizacj" pracy.
Niektóre z nich to proste pomysły, majce jednak istotny wpływ na
dobr organizacj", inne maj fundamentalne znaczenie. Wszystkie
b"dziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosowa& do swoich
metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki
i nie b"dziesz marnował czasu na zastanawianie si" nad ich im-
plementacj. Najpierw jednak zajmiemy si" planowaniem.
Opracuj plan
Opracowanie planu to co% wi"cej ni$ wypisanie listy rzeczy do zro-
bienia. Zadania trzeba zapisywa& w odpowiedni sposób i równie$
w odpowiedni sposób na bie$co uzupełnia& plan. Mo$na to zrobi&
nast"pujco:
Spisz zadania. Lista musi by& wyczerpujca, cho& w formie
krótkich notatek. Trudno pracowa& z bardzo rozbudowanym
planem.
Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie
ka$dego zadania.
Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko
zajmuje wi"cej czasu, ni$ oszacowano. Uwzgl"dnij równie$
powtarzajce si" czynno%ci, które wykonujesz codziennie
na bie$co.
Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt
zarzdzania czasem.
[ Pobierz całość w formacie PDF ]