ebook podroze sluzbowe, ksiegowosc pytania odpowiedzi
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
nr
6
(222)
15.03.2013
dodatek nr 3
Temat na życzenie
Marek Rotkiewicz – specjalista ds. zatrudnienia
podróże służbowe
po zmianie przepisów
od 1 marca 2013 r.
1. Definicja podróży służbowej .................................
2
1.1. Polecenie wyjazdu ....................................
2
1.2. Zadanie służbowe.....................................
3
1.3. Wyjazd poza miejsce pracy ..............................
4
1.4. Dla kierowców nieco inaczej .............................
5
2. Ograniczenie możliwości zlecania wyjazdów .....................
6
3. Treść polecenia wyjazdu ...................................
8
4. Świadczenia wspólne dla delegacji krajowych i zagranicznych .......
11
4.1. Zaliczka ............................................
11
4.2. Środek transportu ....................................
13
4.3. Inne wydatki .........................................
14
5. Delegacje krajowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16
5.1. Dieta ..............................................
16
5.2 Koszty noclegu .......................................
18
5.3. Przejazdy miejscowe ..................................
19
6. Delegacje zagraniczne .....................................
21
6.1. Dieta ..............................................
22
6.2. Noclegi ............................................
24
6.3. Ryczałty na jazdy lokalne ...............................
25
6.4. Koszty leczenia za granicą ..............................
26
6.5. Przewóz bagażu ......................................
27
7. Rozliczenie delegacji ......................................
28
2
PODRÓŻE SŁUŻBOWE PO ZMIANACH PRZEPISÓW....
Podróżesłużbowepozmianachprzepisów
od1marca2013r.
Od1marca2013r.zmieniłysięzasadyrozliczaniapodróżysłużbo-
wych.Wwynikunowelizacjiprzepisówwzrosłykwotydietkrajowych
oraz diet za podróże zagraniczne w poszczególnych państwach.
Ponadto wprowadzono zasadę obniżania procentowego diety za
podróżekrajowewprzypadkuzapewnieniapracownikowiposiłków,
tj.śniadań,obiadówikolacji.
W wyniku zmiany przepisów wprowadzone zostało jedno rozporządzenie o po-
dróżach służbowych, które reguluje delegacje zarówno krajowe, jak i zagraniczne.
Dotychczas obowiązywały dwa rozporządzenia, z których jedno dotyczyło podróży
krajowych, a drugie zagranicznych. Nowe rozporządzenie ma zastosowanie zarówno
do pracodawców sfery budżetowej, jak i pracodawców prywatnych, którzy nie ustalili
innych zasad odbywania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych.
1.Definicjapodróżysłużbowej
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbo-
wego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w któ-
rej znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77
5
§ 1 Kodeksu pracy). Jeżeli pracownikowi
zostanie wypłacona dieta za wyjazd, który nie będzie podróżą służbową, to nie będzie to
dieta w rozumieniu przepisów rozporządzenia o podróżach służbowych, a zatem nie bę-
dzie zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych, a także z obowiązku nali-
czenia od jej kwoty składek ZUS.
Aby można było mówić o podróży służbowej, wyjazd musi spełniać następujące warunki:
■
odbywać się na polecenie pracodawcy,
■
jego celem musi być wykonanie zadania służbowego,
■
miejsce wykonywania zadania służbowego musi się znajdować poza miejscowoś-
cią, w której jest stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba
pracodawcy.
1.1.Poleceniewyjazdu
Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej ma formę
pisemną. Skoro podróż służbowa jest wyjazdem na polecenie pracodawcy, to pewne
wyjazdy nie mogą zostać uznane za delegacje.
PRZYKŁAD
Pracodawca zawarł z pracownikiem porozumienie, na podstawie
którego pracownik zgodził się przez okres 2 miesięcy świadczyć pracę w innej
MONITOR PPiU nr 6(222)
15 marca 2013 r.
PODRÓŻE SŁUŻBOWE PO ZMIANACH PRZEPISÓW....
3
miejscowości, za co pracodawca przyznał mu dodatek miesięczny. W tym przy-
padku wyjazdy do tej miejscowości nie stanowią podróży służbowych. Pracownik,
który zawiera z pracodawcą porozumienie dotyczące świadczenia przez pewien
okres pracy w innym niż stałe miejscu, pozbawia się jednocześnie prawa do świad-
czeń z tytułu podróży służbowej. Sąd Najwyższy podkreślił to m.in. w wyroku
z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06, OSNP 2008/7–8/97). W uzasadnieniu tego wyro-
ku SN stwierdził, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz
delegowania pracownika do innej miejscowości, który nie ma charakteru podróży
służbowej. W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem
jest właśnie podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykona-
niem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą.
Przepisy prawa pracy nie wskazują bezpośrednio na maksymalny czas trwania de-
legacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe
i incydentalne zjawisko wśród pracowniczych obowiązków. Jest zatem pewnym od-
stępstwem od zobowiązania pracownika do świadczenia pracy w określonym miejscu,
a jako odstępstwo nie może trwać zbyt długo. Poprzez analogię, w praktyce przyjmuje
się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu
pracy (przepis ten dotyczy możliwości czasowego powierzenia innej pracy niż wynika-
jąca z umowy o pracę, a nie tej samej pracy, ale w innym miejscu). Co prawda, dysku-
syjne jest bezpośrednie zastosowanie tego przepisu do delegacji, ale wynika z niego,
jaką ustawodawca dopuszcza długość odstępstwa od ustalonych w umowie zasad.
Skoro pracodawca nie może narzucać wyjazdów delegacyjnych trwających powy-
żej 3 miesięcy, to należy uznać, że dłuższy wyjazd odbywa się za zgodą pracownika.
Samo więc udanie się w 4- czy 5-miesięczną delegację może zostać uznane za zgodę
na czasową zmianę miejsca pracy. W konsekwencji wyjazd ten nie będzie mógł być
traktowany jako delegacja.
WAŻNE!
Podróżsłużbowa,codozasady,niemożetrwaćdłużejniż3miesiące.
Sąd Najwyższy w wyroku z 10 maja 2012 r. (II PK 223/11, M.P.Pr.2012/9/474–477)
uznał, że jeżeli nie doszło do polecenia wyjazdu służbowego przez pracodaw-
cę ani nawet ustnego uzgodnienia służbowego wyjazdu, to wyjazdu pracow-
nika nie można uznać za podróż służbową.
1.2.Zadaniesłużbowe
Zakres pojęciowy zadania służbowego, które powinno być celem podróży służbo-
wej, nie dotyczy jedynie zakresu obowiązków pracownika. Wyjazd służbowy może być
też związany z realizacją innych czynności na rzecz pracodawcy.
www.mp.infor.pl
MONITOR PPiU nr 6(222)
4
PODRÓŻE SŁUŻBOWE PO ZMIANACH PRZEPISÓW....
Jako podróż służbowa nie może być w całości traktowany wyjazd, który tylko w czę-
ści jest skierowany na realizację zadania służbowego, a w części stanowi ukrytą na-
grodę dla pracownika.
PRZYKŁAD
Pracownik ma się spotkać w poniedziałek w Pradze z kontrahentem.
Pracodawca wpisał w poleceniu wyjazdu służbowego wylot już czwartek. Jeśli
pracownik nie miał do wykonania w Pradze innych czynności, to pobyt od czwart-
ku nie jest niczym uzasadniony. Rozliczenie świadczeń delegacyjnych (diety,
zwrot kosztów noclegów) za okres od czwartku do niedzieli (można uznać, że pra-
cownik przylatuje na spotkanie dzień wcześniej) powinno być zakwestionowane
przez organ kontrolny. Ten okres nie wiąże się bowiem z wykonywaniem zadania
służbowego.
1.3.Wyjazdpozamiejscepracy
Podróżą służbową jest wyjazd poza stałe miejsce pracy. Zapis definicji podróży
służbowej w Kodeksie pracy, zgodnie z którym jest to wyjazd „poza miejscowość,
w której znajduje się stałe miejsce pracy lub w której znajduje się siedziba pracodaw-
cy”, nie oznacza, że delegacja to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza
siedzibę pracodawcy. Decydujące znaczenie ma uzgodnione przez strony w umowie
o pracę stałe miejsce wykonywania pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik pracuje w oddziale firmy we Wrocławiu mającej siedzibę
w Warszawie. Wyjazd z Wrocławia do Warszawy na naradę jest podróżą służbową,
gdyż pracownik jedzie (w celu służbowym) poza swoje stałe miejsce pracy.
Podróżą służbową nie jest:
■
podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,
■
podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli miej-
scowość ta jest miejscem pracy pracownika.
Dany wyjazd będzie stanowić delegację lub nie w zależności od tego, w jaki spo-
sób pracodawca i pracownik uregulują miejsce pracy w umowie o pracę. Miejsce
pracy może być określone wężej lub szerzej, ale zawsze musi odpowiadać rzeczywi-
stemu zakresowi „geograficznemu”, w którym pracownik realizuje swoje zwykłe, po-
wtarzalne czynności.
PRZYKŁAD
Pracownik jedzie na polecenie pracodawcy ze Szczecina do Koszalina.
Jeśli jego miejscem pracy jest Szczecin, wyjazd ten stanowi podróż służbową,
za którą otrzyma diety i zwrot kosztów. Jeżeli zaś jego miejscem pracy jest ob-
szar województwa zachodniopomorskiego, to wyjazd ten nie stanowi podróży
MONITOR PPiU nr 6(222)
15 marca 2013 r.
PODRÓŻE SŁUŻBOWE PO ZMIANACH PRZEPISÓW....
5
służbowej. Pracownikowi nie przysługują więc w związku z jego odbyciem świad-
czenia delegacyjne.
Z przepisów dotyczących podróży służbowych wynika, że podróżą jest również
wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, jeżeli nie pokrywa
się ona z miejscem jego pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik pracuje w Szczecinie, a mieszka w Stargardzie Szczecińskim.
Pracodawca polecił mu we wtorek zawiezienie dokumentów do kontrahenta ze
Stargardu.
Przejazdy pracownika należy potraktować następująco:
■
przejazd ze Stargardu Szcz. do Szczecina – dojazd do pracy,
■
przejazd na trasie Szczecin–Stargard Szcz.–Szczecin – podróż służbowa,
■
przejazd ze Szczecina do Stargardu – powrót do miejsca zamieszkania.
W takim przypadku następuje jedynie nieco inne naliczenie świadczeń (za czas
takiego wyjazdu nie będą przysługiwały dieta i świadczenia noclegowe), ale należy
go traktować jako delegację. Tym samym pracownikowi przede wszystkim powi-
nien zostać rozliczony koszt przejazdu oraz ryczałt (koszt) jazd lokalnych.
1.4.Dlakierowcówniecoinaczej
Odrębną definicję podróży służbowej zawarto w art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwiet-
nia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2012 r. poz. 1155). Podróżą służbową
kierowcy jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie
pracodawcy:
■
przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodaw-
cy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce pro-
wadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa
i oddziały lub
■
wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz
którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia dzia-
łalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddział
w celu wykonania przewozu drogowego.
Podróż służbowa kierowcy nie jest wyjazdem poza stałe miejsce pracy tej osoby,
ale poza miejscowość, w której funkcjonuje zakład pracy. Nie ma zatem znaczenia,
w jaki sposób zostanie określone miejsce pracy kierowcy – jako miejscowość czy
np. obszar województwa.
Zawsze wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się np. siedziba pracodawcy,
będzie stanowić delegację. Nie oznacza to, że w każdym przypadku kierowca będzie
otrzymywał z tego tytułu jakieś świadczenia.
www.mp.infor.pl
MONITOR PPiU nr 6(222)
[ Pobierz całość w formacie PDF ]